CUSTODIA ARCHIVI CARTACEI

L’archivio cartaceo è fondamentale in qualsiasi realtà: azienda, studio professionale, ente pubblico.

Nonostante la rapida diffusione dei documenti in formato elettronico, la carta è ancora oggi molto presente ed usata in tutti gli uffici. Raccogliere i documenti in dossier o faldoni, radunarli in locali suddividendoli per ogni ufficio e argomento e custodirli nel tempo sono compiti onerosi e spesso anche fastidiosi.

Anche la ricerca dei documenti depositati in archivio non è un'attività semplice. Spesso si hanno a disposizione locali di recupero (stanze, cantine, garage) e accedere a questi locali per svolgere le ricerche non è mai semplice e rapido.

I problemi della gestione interna dell'archivio cartaceo

La gestione interna degli archivi cartacei può essere la causa di 4 problemi principali.

L'archivio cartaceo infatti:

• occupa spazio che potrebbe essere destinato ad altri servizi
• richiede impianti di sicurezza e deve essere a norma
• necessita di personale per la creazione, l'organizzazione e la movimentazione dei documenti
• se non viene protetto adeguatamente mette a rischio informazioni riservate e dati sensibili

Questi problemi si risolvono con un investimento limitato affidando all'esterno la gestione degli archivi.

I vantaggi della custodia esterna dell'archivio cartaceo

I vantaggi di affidare all'esterno la custodia degli archivi cartacei sono:

• recupero degli spazi
• riduzione del rischio di incidenti
• azzeramento del tempo per e ricerche e la gestione di archivio
• garanzia del rispetto della privacy e della sicurezza dei dati 

Come funziona il servizio di custodia cartacea?

Il servizio di custodia cartacea è organizzato in 4 fasi:

1-Il trasloco dell’archivio

Il trasloco è la fase in cui preleviamo tutto il materiale cartaceo per trasportalo nel nostro archivio centralizzato.

Quando necessario utilizziamo idonei contenitori.

Ogni unità di trasporto viene contrassegnata da etichette identificative univoche per accertare che nessun documento vada smarrito tra il prelievo e la ricollocazione in archivio Euroged.

Durante questa fase spesso ritiriamo documenti da destinare immediatamente al macero perché ormai obsoleti.

2-L’inventario dell’archivio

Nella seconda fase il materiale ritirato, una volta giunto in archivio Euroged, viene controllato e censito in un database di archivio.

Durante l’inventario per ogni unità vengono registrati gli estremi identificativi come concordato con il committente (tipo documento, anno, descrizione sul dorso del faldone).

In alcuni casi possiamo censire i singoli fascicoli all’interno dei faldoni.

3-La custodia dell’archivio

La custodia dell’archivio è la fase in cui i documenti giacciono negli scaffali dei nostri locali.

Annualmente viene condiviso con il committente il riepilogo dei documenti giacenti e spesso viene concordato il macero periodico dei documenti diventati obsoleti.

Le unità da macerare, una volta selezionate ed estratte dall'archivio, vengono ritirate da aziende specializzate che garantiscono la tutela del dato anche nelle fasi di macero.

4-L'evasione delle ricerche

La richiesta dei documenti può essere inviata a Euroged con tre diverse modalità:

• richiesta telefonica
• richiesta via mail
• richiesta via portale web

In ogni caso la domanda di documenti che perviene all’ufficio archivio di Euroged viene evasa nel più breve tempo possibile.

L’evasione della richiesta può avvenire in modalità telematica con l’invio via mail della scansione del documento richiesto.

Quando la richiesta è più corposa (ad esempio quando vengono richiesti decinde di faldoni) Euroged organizza il trasporto sia con mezzi propri sia con corrieri.

Il locale archivio

Il locale archivio di Euroged è un deposito attrezzato con le necessarie dotazioni di sicurezza:

• sicurezza antincendio: è presente un impianto di spegnimento ad areosol che, in caso di necessità, entra in funzione senza danneggiare gli archivi
• sicurezza antintrusione: è presente un impianto antifurto collegato con la sorveglianza, con un servizio di pattugliamento notturno e con un impianto di videosorveglianza monitorato dalla centrale dell'istituto preposto
• sicurezza per la privacy: i locali sono presidiati da personale Euroged autorizzato. I documenti sono custoditi in modo da garantire l'anonimato e la tracciatura degli accessi.

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