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UTILIZZO DELLA PEC NELL'AREA COMMERCIALE

In questo case study analizzeremo la gestione degli ordini commerciali tramite messaggi di posta elettronica certificata

case study: Teamsystem e la gestione delle pec per gli ordini commerciali

TeamSystem ha pensato ed attivato un nuovo servizio per l'outsourcing dell'elaborazione paghe e della contabilità. Tale servizio viene erogato tramite la società TeamSystem Service S.r.l., controllata da TeamSystem.

SETTORE Informatica - Servizi alle aziende

ANNO DI REALIZZAZIONE 2015

L'azienda

L’Azienda Energia e Servizi (AES) Torino nasce da AEM Torino (oggi IREN) e ITALGAS, in attuazione di un progetto dell'Amministrazione Comunale per la gestione integrata dei servizi pubblici. La Società ha come attività principale la gestione del servizio di distribuzione del gas metano e di trasporto e distribuzione del calore da teleriscaldamento. L'ambito territoriale privilegiato è quello metropolitano torinese, all'interno del quale AES si propone come braccio tecnico operativo per le Pubbliche Amministrazioni nel fornire il proprio contributo allo sviluppo economico e sociale.

Obiettivi del progetto Teamsystem - Euroged

  • Ricezione ed evasione ordini commerciali tramite pec
  • Gestione e organizzazione caselle e messaggi PEC
  • Archiviazione centralizzata messaggi pec

Descrizione dell’intervento

Teamsystem ha iniziato a gestire tramite posta elettronica certificata tutto il processo commerciale: modulistica contrattuale alla rete vendita, ordini di acquisto, invio delle scansioni dei contratti, fatture elettroniche e conservazione.

In particolare sono sorte queste esigenze:

  • —garantire all’azienda uno spazio di conservazione illimitato per le caselle pec in quanto i file allegati sono molto pesanti.
  • —velocizzare le attività di gestione delle pec: invii multipli di messaggi pec alla rete vendita, gestione delle risposte ed evasione degli ordini in tempi rapidi, evitare ritardi o perdite di dati
  • —garantire la conservazione sostitutiva a norma dei messaggi pec e degli allegati

Pec Organizer ha soddisfatto le esigenze del cliente perché ha reso efficace e sicuro l’intero processo gestionale: ha centralizzato le diverse caselle pec di diversi provider in un unico spazio centralizzato; ha, inoltre, permesso al cliente di ottimizzare i tempi del processo di acquisizione ordini; grazie alla conservazione sostitutiva a norma di legge delle caselle pec, il cliente ha risolto i problemi legati alla conservazione degli ordini.

Pec Organizer è stato configurato per 7 utenti ed è entrato in funzione ad Aprile 2015: dalla data di inizio fino a Dicembre 2015 ha gestito circa 12.500 messaggi pec

Vantaggi per AES

  • Gestione centralizzata dei messaggi PEC con unico archivio
  • Spazio illimitato di conservazione
  • Velocità di gestione di tutto il flusso pec
  • Facilità di controllo delle attività grazie all’interfaccia grafica intuitiva

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Euroged realizza progetti e soluzioni personalizzate in ambito: gestione documentale, workflow management e business discovery. Offre servizi di dematerializzazione e conservazione sostitutiva in outsourcing.

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