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Dematerializzazione e conservazione sostitutiva in un centro medico

In questo case study analizzeremo un progetto di dematerializzazione e conservazione sostitutiva per un grande centro medico convenzionato con l'asl

Dematerializzazione e conservazione sostitutiva per un CPU di un centro medico

CDC - Conservazione sostituiva e introduzione firma digitale

AZIENDA: Gruppo CDC (Centro Diagnostico Cernaia)

SETTORE: Sanità

SOLUZIONE PROPOSTA: Conservazione sostitutiva e introduzione firma digitale

L'azienda

Il Gruppo CDC (Centro Diagnostico Cernaia) rappresenta da 40 anni una delle realtà sanitarie più significative e dinamiche del Piemonte, sviluppando un’attività diagnostica completa presso 25 sedi dislocate su tutto il territorio regionale. Le prestazioni in regime Accreditato con il Servizio Sanitario Nazionale sono a cura di CDC Spa, mentre CDC - Centro Polispecialistico Privato Srl opera in regime Privato o Convenzionato con Enti Privati. Dal Laboratorio di Analisi Cliniche al Poliambulatorio Specialistico, dalla Diagnostica per Immagini al Recupero e Rieducazione Funzionale: per tutti i settori in cui opera, CDC Spa ha ottenuto l’Accreditamento in fascia A.

Obiettivi del progetto GRUPPO CDC - Euroged

  • Dematerializzazione dell’enorme volume di documenti;
  • Riconoscimento automatico delle impegnative munite di barcode;
  • Gestione integrata dei vari punti di acquisizione, sparsi tra le varie sedi.

Descrizione dell’intervento

Nella primavera del 2011, il Gruppo CDC si affida alle soluzioni Euroged per ottenere il riconoscimento automatico omnidirezionale delle impegnative munite di barcode. Gli aspetti critici sono:

  • L’enorme volume di documenti (oltre 600.000 pezzi anno);
  • la gestione di oltre 50 punti di acquisizione sparsi tra le varie sedi.

Per ottimizzare la gestione dei documenti, risultano fondamentali l’affidabilità e l’accuratezza del sistema, al fine di non appesantire il reparto IT con estenuanti attività di controllo e manutenzione. L’obiettivo viene raggiunto e l’affidabilità viene stimata al 99,5%. A partire dal mese di settembre, il sistema viene esteso alla cattura e archiviazione automatica dei moduli per la privacy prodotti dal sistema gestionale del Centro, e viene avviato il progetto di conservazione sostitutiva interno su tecnologiaActiveInfo.

I fattori critici del progetto sono due:

  • i volumi (oltre 2.000.000 di documenti l’anno tra fatture, referti di laboratorio e altri documenti);
  • la mobilità dei firmatari, operanti nelle diverse sedi sparse sul territorio.

Il nostro gruppo di lavoro Euroged collabora con il personale CDC a tutte le fasi del progetto:

  1. Definizione degli aspetti normativi;
  2. Integrazione del modulo di conservazione sostitutiva ActiveInfo con il software di produzione dei referti (sia in archiviazione che in consultazione);
  3. Gestione della firma digitale e personalizzazione sulle esigenze specifiche dell’Azienda.

Tra gli altri risultati conseguiti viene integrata la firma remota di ARUBA, che consente agli incaricati della conservazione sostitutiva di operare liberamente, senza il vincolo dei certificati Smart Card/USB, ma con il solo uso delle password OTP. Il tutto con un enorme risparmio di risorse in termini di tempo, energia e risorse materiali (carta, inchiostro, benzina per gli spostamenti, etc.).

Vantaggi per GRUPPO CDC

Il progetto Euroged ha consentito al personale del Gruppo CDC di ottenere importanti vantaggi:

  • Liberare gli uffici da montagne di referti, impegnative, modelli per la privacy, etc.;
  • Facilitare l’integrazione dei servizi grazie al riconoscimento automatico delle impegnative dotate di barcode, al di là del punto di acquisizione o della sede di riferimento;
  • Agevolare notevolmente la circolazione interna di documenti grazie all’adozione del meccanismo della firma digitale e del sistema di conservazione sostitutiva ActiveInfo, che garantisce massima sicurezza ed affidabilità nella trasmissione dei dati.

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Euroged realizza progetti e soluzioni personalizzate in ambito: gestione documentale, workflow management e business discovery. Offre servizi di dematerializzazione e conservazione sostitutiva in outsourcing.

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