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Gestione documentale nel settore energia

In questo case study analizzeremo un progetto di gestione documentale nel settore energia

case study: gestione documentale in AES

AES - gestione documentale centralizzata e integrata

AZIENDA: AES TORINO

SETTORE: Energia

SOLUZIONE PROPOSTA: Gestione documentale centralizzata e integrata

L'azienda

L’Azienda Energia e Servizi (AES) Torino nasce da AEM Torino (oggi IREN) e ITALGAS, in attuazione di un progetto dell'Amministrazione Comunale per la gestione integrata dei servizi pubblici. La Società ha come attività principale la gestione del servizio di distribuzione del gas metano e di trasporto e distribuzione del calore da teleriscaldamento. L'ambito territoriale privilegiato è quello metropolitano torinese, all'interno del quale AES si propone come braccio tecnico operativo per le Pubbliche Amministrazioni nel fornire il proprio contributo allo sviluppo economico e sociale.

Obiettivi del progetto AES Torino - Euroged

  • Dematerializzazione degli archivi cartacei
  • Ottimizzazione delle ricerche documentali del personale dell’area tecnica;
  • Condivisione agevole e sicura dei documenti tra gli addetti ai lavori del dipartimento;
  • Integrazione dei dati aziendali per un considerevole recupero in termini di tempo ed efficienza.

Descrizione dell’intervento

Nel 2008 AES si affida ad Euroged per l’avvio di un articolato progetto di gestione documentale, mirato anzitutto a creare archivi elettronici aziendali e a rendere più veloce, semplice ed efficiente la navigazione dei dati aziendali.

A tale scopo, all’attivazione del nostro software ActiveInfo abbiamo accompagnato l’introduzione di un service in outsourcing per la scansione di tutti i documenti cartacei esistenti. Parallelamente all’installazione della tecnologia ActiveInfo, abbiamo provveduto alla formazione del personale tecnico interno, in modo da renderlo autonomo nella configurazione e nell’uso del sistema (comunque molto agevole da utilizzare). Inoltre, grazie all’integrazione via webservice con la extranet, abbiamocentralizzato la gestione degli archivi elettronici di documenti ufficiali in modo da consentirne l’accesso ad ogni utente (interno o esterno) autorizzato.

Le applicazioni realizzate hanno permesso di ottimizzare il controllo su:

  • Allegati ai rapporti di intervento squadre interne ed esterne;
  • Reclami e report all’Autorità Energia e Gas;
  • Anomalie e loro tracciabilità;
  • Corrispondenza;
  • Documenti ufficiali, condivisi con extranet drupal aziendale.

Vantaggi per AES

Il progetto Euroged ha consentito al personale dell’area tecnica di AES di ottenere alcuni importanti vantaggi:

  • Liberare gli uffici dagli ingombranti archivi cartacei;
  • Ricercare qualsiasi documento in pochi secondi con un notevole recupero di efficienza;
  • Tradurre applicazioni dipartimentali precedentemente gestite su fogli di Excel nel software standard aziendale ActiveInfo, con possibilità di condivisione tra più utenti e tutela del patrimonio aziendale;
  • Gestire in piena autonomie il nuovo sistema di gestione documentale elettronica e centralizzata;
  • Centralizzare le informazioni e migliorare la gestione dei documenti cartacei, file excel, file-system

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Euroged realizza progetti e soluzioni personalizzate in ambito: gestione documentale, workflow management e business discovery. Offre servizi di dematerializzazione e conservazione sostitutiva in outsourcing.

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