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Le nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici

Le nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici

Venerdì 11 Aprile 2014 entrerà in vigore il nuovo decreto con le nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici.
Il decreto è stato pubblicato il 12 Marzo 2014 nella Gazzetta Ufficiale (GU n. 59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario n. 20).
I sistemi di conservazione già esistenti dovranno adeguarsi alle nuove regole entro 36 mesi dall'entrata in vigore del decreto secondo un

piano dettagliato da allegare al manuale della conservazione (documento che, come vedremo, diventa obbligatorio).


Ecco le novità:


- superamento della distinzione fra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici. A prescindere da come sia stato formato il documento, in entrambi i casi ci troveremo di fronte a un documento informatico che dovrà essere conservato in un idoneo "sistema di conservazione"

- nasce il concetto di "sistema di conservazione". Viene definito come un sistema che - dalla presa in carico fino all'eventuale scarto - assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità

- in merito alla tecnologia con la quale assicurare la conservazione le nuove Regole tecniche restano neutre e lasciano la possibilità al Responsabile della conservazione di scegliere liberamente con quali tecniche raggiungere gli obiettivi della conservazione

- sarà obbligatoria l'adozione del Manuale della conservazione, un «documento informatico» che dovrà illustrare dettagliatamente:

  • i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti
  • le tipologie dei documenti conservati
  • il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione 
  • le procedure per la produzione di duplicati o copie (che sostituiscono i precedenti concetti di riversamento diretto e sostitutivo)
  • le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti 
  • le infrastrutture utilizzate
  • le misure di sicurezza adottate

- devono essere previsti modelli organizzativi relativi al sistema di conservazione, che devono essere esplicitamente definiti e tenuti logicamente distinti dall'eventuale sistema di gestione documentale. La conservazione può essere realizzata dal Responsabile della conservazione all'interno della struttura organizzativa del produttore oppure affidata a un soggetto esterno mediante contratto o convenzione di servizio, che preveda l'obbligo del rispetto del manuale della conservazione predisposto dallo stesso Responsabile. Tutti i soggetti, dunque, che intendessero procedere alla richiesta per ottenere il riconoscimento di conservatore accreditato presso l'Agenzia per l'Italia digitale dovranno provvedere a integrare la documentazione eventualmente già presentata con gli ulteriori requisiti imposti

- dovrà essere predisposto dal Responsabile della conservazione, insieme con il Responsabile della sicurezza, il Piano della sicurezza del sistema di conservazione, previsto all'art. 12 del decreto

- La figura centrale del sistema di conservazione resta il Responsabile della conservazione ovvero il soggetto, interno all'ente, che per legge ha l'obbligo di conservazione di un determinato documento, che definisce e attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, ma il Codice dell'Amministrazione Digitale e le nuove Regole tecniche prevedono obbligatoriamente la presenza di un team composto:

  • dal Responsabile della conservazione
  • dal Responsabile della sicurezza
  • dal Responsabile del trattamento dei dati 
  • dal Responsabile del protocollo informatico e degli archivi
Ultima modifica il Lunedì, 30 Novembre 2015 16:52
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