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Conservazione sostitutiva e gestione documentale: un approccio corretto

Conservazione sostitutiva e gestione documentale: un approccio corretto

Questo articolo scritto a quattro mani da Andrea ed Elena Lisi, rispettivamente Presidente e responsabile delle attività istituzionali di ANORC, offre degli spunti interessanti sul tema dei processi di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.
In particolare solleva una questione interessante sempre più di attualità: la conservazione di documenti digitali giuridicamente rilevanti.
Lisi scrive che "il problema che ci poniamo è quello della corretta custodia in un archivio digitale di documenti giuridicamente rilevanti" e inoltre focalizza l'attenzione sul "pericolo in cui si incorre quando si ha a che fare con i documenti informatici è proprio la gestione dei bit dal punto di vista esclusivamente tecnologico."
 
Ed è questo il punto importante che riflette il nostro approccio alla materia: i documenti informatici non sono solo dei file da archiviare, sono delle informazioni vive che devono essere padroneggiate, gestite ed inserite nel workflow dell'organizzazione.
Spostare il focus dal concetto di documento a quello di informazione.
Non è il numero di documenti che valorizza l'archivio, ma il numero di informazioni gestite e condivise: più sono e più l'azienda o la PA ne trarrà vantaggio.
 
Per far questo è indispensabile gestire il processo di digitalizzazione e conservazione in modo professionale, tenendo conto della sicurezza, dell'integrità dei dati, e anche delle informazioni qualitative contenute nel documento come metadata, tag, release storiche del documento, autori. 
 
Sempre secondo Lisi "deve essere virtualmente ricreato quel legame che consenta di testimoniare chi ha prodotto il documento, quando lo ha fatto e per quale motivo. Sarà dunque quel nesso logico che si crea naturalmente tra i documenti fin dalla fase di produzione a dover essere preservato nel tempo, attraverso l’utilizzo dei metadati descrittivi, rappresentanti le informazioni aggiuntive che consentono il collegamento logico tra le singole unità archivistiche e documentarie che si sedimentano nell’archivio."
 
Questo è l'approccio corretto che cerchiamo di utilizzare in ogni processo di gestione documentale e conservazione sostitutiva e che ha portato alla realizzazione di soluzioni innovative sia per le aziende che per gli enti pubblici.
Ultima modifica il Mercoledì, 27 Gennaio 2016 15:55
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